مقایسه CRM ابری و CRM محلی

CRM ابری یا CRM محلی؟ وقتی صحبت از انتخاب یک CRM می‌شود، بسیاری از شرکت‌ها در آستانه یک دوراهی بزرگ قرار می‌گیرند. دلایل متعددی برای انتخاب هر یک از این گزینه‌ها وجود دارد و انتخاب بین آن‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. مقایسه CRM ابری و CRM محلی (On-Premise) اهمیت زیادی دارد، زیرا انتخاب بین این دو می‌تواند تأثیر مستقیمی بر عملکرد، امنیت، هزینه‌ها و مقیاس‌پذیری یک کسب‌وکار داشته باشد. برخی افراد به‌شدت طرفدار فضای ابری هستند، در حالی که برخی دیگر هنوز قانع نشده‌اند که راهکارهای داخلی (On-premise) بهترین گزینه نیستند. اما واقعیت چیست؟ تعادل کجا قرار دارد؟ آیا این فقط یک انتخاب بین دو گزینه است، یا راه دیگری نیز وجود دارد؟
در این مقاله قصد داریم این موضوع را برای شما تجزیه‌وتحلیل کنیم و مزایا و معایب هر یک را فهرست کنیم. این کار به شما کمک می‌کند تا تصمیمی آگاهانه‌تر بگیرید.

CRM ابری چیست؟

CRM ابری نوعی نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری است که روی سرورهای اینترنتی میزبانی می‌شود. با این نرم‌افزار، کسب‌وکارها از مسئولیت‌های مدیریت و نگهداری زیرساخت‌های اساسی مانند سرورها و پایگاه‌های داده مرکزی معاف می‌شوند، زیرا این مسئولیت‌ها توسط ارائه‌دهنده CRM ابری انجام می‌شود و به یک گزینه مقرون‌به‌صرفه برای بسیاری سازمان‌ها تبدیل می‌شود. کسب‌وکارها می‌توانند از هر مکانی که اتصال اینترنتی داشته باشند، از طریق مرورگر وب یا اپلیکیشن موبایل به سیستم CRM دسترسی داشته باشند.

استفاده از CRM ابری می‌تواند به شرکت‌های B۲C و B۲B کمک کند. چه شما یک کسب‌وکار کوچک باشید که به CRM نیاز دارید، و چه یک شرکت بزرگ، سیستم‌های مبتنی بر SaaS می‌توانند به شما کمک کنند تا بهره‌وری کارکنان را افزایش دهید، سودآوری خود را بیشتر کنید و خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهید.
برای مثال، با یک CRM ابری، یک مدیر فروش می‌تواند اهداف واقع‌بینانه‌ای را براساس داده‌های به‌روز شده مداوم تنظیم کند؛ یک بازاریاب می‌تواند کمپین‌های اتوماسیون‌شده و مبتنی بر هوش مصنوعی را بر اساس اقدامات خاص ایجاد کند؛ و یک کارشناس خدمات مشتری می‌تواند بلافاصله تاریخچه کامل یک مخاطب را هنگام تعامل با او مشاهده کند.
مانند هر چیزی، ابزارهای CRM ابری هم دارای مزایا و معایب هستند. هر کسب‌وکار باید راه‌حلی را انتخاب کند که بهترین عملکرد را برای آن‌ها داشته باشد.
امنیت بدون شک یکی از مهم‌ترین عوامل در انتخاب یک CRM است. برخی معتقدند که سیستم‌های CRM محلی از لحاظ امنیتی برتر از نسخه‌های ابری هستند. اما این باور لزماً صحیح نیست. واقعیت این است که امنیت بالاتر تنها یک تصور ذهنی است، زیرا در مدیریت داخلی، شما کنترل بیشتری روی سرورهای خود دارید و شفافیت بیشتری درباره محل ذخیره داده‌ها وجود دارد.
در مقابل، یک CRM ابری که توسط یک شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار مدیریت می‌شود، لزوماً امنیت کمتری ندارد. اکثر ارائه‌دهندگان مطرح در این حوزه، استانداردهای بین‌المللی امنیتی را رعایت می‌کنند و همچنین مطابق با مقررات حفاظت از داده‌ها عمل می‌کنند. باید در نظر داشت که اعتبار ارائه‌دهنده نیز در معرض خطر است، بنابراین در منافع آن‌ها در این است که سیستم خود را با بالاترین سطح امنیت اجرا کنند.
همچنین برخی مشکلات وتهدیداتی مانند آتش‌سوزی یا سیل در برابر سیستم‌های سی‌آر‌ام محلی وجود دارد و سرورها را آسیب‌پذیر می‌کند و خطر از دست رفتن داده‌ها وجود دارد.

در اینجا برخی از مزایای کلیدی سیستم‌های CRM ابری را باهم بررسی می‌کنیم.

• مقرون‌به‌صرفه بودن

وقتی نرم‌افزار CRM ابری است، نیازی به خرید سخت‌افزار، میزبانی سرورها، نظارت بر امنیت یا مدیریت سیستم ندارید. این به این معنی است که هزینه‌های اولیه و جاری به‌طور قابل‌توجهی کاهش می‌یابد. راه‌حل CRM می‌تواند با سرمایه‌گذاری اولیه کمی پیاده‌سازی و با سیستم‌های موجود یکپارچه شود.

• کاهش زمان‌های خرابی

اگر راه‌حل CRM شما در فضای ابری قرار داشته باشد و On-premise نباشد، در زمان خرابی نیازی به نصب و به‌روزرسانی نرم‌افزارها نیست. تمام این موارد به‌طور خودکار انجام می‌شود و توسط ارائه‌دهنده سیستم مدیریت می‌شود. این به این معنی است که اختلالات کمتری برای کسب‌وکار شما وجود دارد و اعضای تیم IT شما می‌توانند وقت خود را صرف کارهای دیگر کنند.

• داده‌های یکپارچه و به‌روز

به‌دلیل سهولت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های SaaS، CRM‌های ابری به شما این امکان را می‌دهند که داده‌ها را مرتب، تحلیل و یکپارچه کرده و دیدگاهی همه‌جانبه از مشتری ایجاد کنید. علاوه بر این، داده‌هایی — مانند علاقه‌مندی‌ها، تاریخچه خرید و تعاملات مشتریان در کانال‌های مختلف، به‌طور خودکار به‌روز می‌شوند، و بینش‌های به‌موقع را برای تصمیمات سریع تیم‌های شما فراهم می‌کنند.

• شخصی‌سازی فضای کاربری مشتری

با داده‌های یکپارچه‌ای که توسط CRM ابری جمع‌آوری می‌شود، کسب‌وکار شما می‌تواند پیام‌های شخصی‌سازی‌شده و متناسب با مشتریان ارسال کند. از آنجایی که داده‌های موجود در CRM به‌محض به‌روز شدن در دسترس قرار می‌گیرند، این ارتباط می‌تواند همواره بهبود یابد و متناسب با هر مشتری شخصی‌سازی و سفارشی شود.

• انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری

مقیاس‌پذیری CRMهای ابری بسیار راحت‌تر از مدل On-premise است و باتوجه با رشد وتغییر نیازهای شما می‌تواند به‌روز‌رسانی شود. می‌توان به‌سرعت کارمندان جدید را به سیستم اضافه یا از سیستم حذف کرد و ابزارهای جدید را به‌دلخواه وارد کرد. این انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری همچنین به این معنی است که شما فقط برای مقیاس و ویژگی‌هایی که نیاز دارید پرداخت خواهید کرد.

• دسترسی آسان

CRM ابری به اعضای تیم شما این امکان را می‌دهد که در هر زمان و از هر پلتفرمی به سیستم دسترسی داشته باشند. آن‌ها می‌توانند از دفتر، خانه یا محل کار به سیستم متصل شوند. این قابلیت همکاری و افزایش بهره‌وری تیم‌های گروهی را برای بیزنس‌ها فراهم می‌کند و باعث می‌شود تیم‌ها با رفتارهای متغیر مشتریان سازگار شوند.

معایب CRM ابری عبارتند از:

• وابستگی به اتصال اینترنت

اگر اتصال اینترنت قطع شود، ممکن است دسترسی به CRM دچار مشکل شود.

• محدودیت‌های سفارشی‌سازی

اگرچه بسیاری از ابزارهای CRM ابری امکان سفارشی‌سازی دارند، اما ممکن است به اندازه راه‌حل‌های محلی از انعطاف‌پذیری متری برخوردار باشند.

• چالش‌های یکپارچه‌سازی

برخی از نرم‌افزارهای CRM ابری ممکن است نتوانند به‌طور یکپارچه با سیستم‌ها یا ابزارهای دیگر که یک شرکت استفاده می‌کند، ادغام شوند.

• مشکلات مربوط به انطباق

برخی از صنایع مقررات خاصی برای نحوه مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌ها دارند. یک CRM ابری ممکن است همیشه نتواند با تمام الزامات خاص هر صنعت همخوانی داشته باشد.

اما هزینه نمی‌تواند در معایب سیستم‌های CRM ابری قرار بگیرد، زیرا CRM ابری معمولا از سرویس Pay As You Go پشتیبانی می‌کنند و این امکان را برای مشتریان خود فراهم می‌کنند تا به ازای هر مقداری که برای کسب‌وکار خود نیاز دارند و باتوجه به تعداد کاربران و مشتریانشان هزینه پرداخت کنند.

CRM محلی چیست؟

CRM‌های محلی به کسب‌وکارها کنترل کامل بر سیستم‌ها، داده‌ها و امنیت بالاتر می‌دهند، اما این کنترل هزینه‌هایی دارد. این سیستم‌ها نیاز به خرید، نصب، نگهداری و به‌روزرسانی دارند و برای این کار به منابع داخلی IT نیاز است. همچنین، فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند هوش مصنوعی در این سیستم‌ها در دسترس نیست.

مزایای CRM‌های محلی شامل سفارشی‌سازی بالا، یکپارچگی با سیستم‌های داخلی مانند حسابداری و ERP، و دسترسی آفلاین است که امکان عملکرد بدون وقفه در زمان قطعی شبکه را فراهم می‌کند. این سیستم‌ها به کسب‌وکارها اجازه می‌دهند داده‌ها و پروتکل‌های امنیتی را به‌صورت داخلی مدیریت کنند و کنترل کامل بر فرایندهای تجاری خود داشته باشند.

مزایا و معایب استفاده از CRM محلی برای کسب‌وکار شما

مزایا:

• شما کنترل کامل بر تمام داده‌ها و سیستم‌ها دارید. می‌توانید به‌روز‌رسانی‌ها، زمان‌های خرابی و سفارشی‌سازی‌ها را خودتان برنامه‌ریزی کنید.

• نگرانی از سرقت داده‌ها ندارید، زیرا داده‌های شما روی سایت یک ارائه‌دهنده خارجی میزبانی نمی‌شود.

• اگر تعداد کاربران زیادی دارید، می‌توانید هزینه‌ها را کاهش دهید. بسیاری از فروشندگان CRM بر اساس تعداد کاربران هزینه می‌گیرند. ساخت CRM خود می‌تواند در بلندمدت مقرون به صرفه باشد.

معایب:

• کاربران قادر نخواهند بود از هر مکانی به سیستم دسترسی پیدا کنند. این سیستم فقط می‌تواند بر اساس مکان یا آدرس‌های IPکنترل شود.

• ساخت اپلیکیشن موبایل می‌تواند دشوار باشد، زیرا بیشتر اپلیکیشن‌ها روی سرورهای ابری کار می‌کنند.

• به‌روزرسانی نرم‌افزار هزینه‌بر خواهد بود و پیاده‌سازی نیز ممکن است مدتی طول بکشد.

• نیاز به هزینه‌های اولیه و نگهداری دارد. این امر می‌تواند برای کسب‌وکارها و سازمان‌های بزرگ بسیار پرهزینه باشد.

• گسترش سیستم برای پشتیبانی از رشد معمولاً به زمان، تلاش و هزینه‌های اضافی برای ارتقاء سخت‌افزار و نرم‌افزار نیاز دارد.

مقایسه مزایا و معایب

هزینه‌ها و مقیاس‌پذیری CRM ابری و محلی

در مقایسه با CRM محلی، CRM ابری با هزینه‌های اولیه کمتر و نگهداری ساده‌تر، امکان شروع سریع و مقرون‌به‌صرفه را برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند. کاربران فقط هزینه اشتراک ماهیانه یا سالیانه را پرداخت کرده و نیازی به خرید سخت‌افزار یا مدیریت به‌روزرسانی‌ها ندارند، زیرا این موارد توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود. مقیاس‌پذیری CRM ابری نیز باعث می‌شود که با رشد کسب‌وکار، تعداد کاربران و ویژگی‌ها به‌راحتی و بدون هزینه‌های سنگین زیرساختی افزایش یابد.
ویژگی Pay as You Go در CRM ابری سیستان این امکان را فراهم می‌کند که کسب‌وکارها تنها به میزان استفاده واقعی خود هزینه کنند. به این معنا که در صورت افزایش یا کاهش نیاز، پرداخت‌ها به‌صورت انعطاف‌پذیر تنظیم می‌شود. این مدل هزینه‌ای، به‌ویژه برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های در حال رشد که به دنبال کنترل هزینه‌های خود هستند، بسیار مناسب است.
در مقابل، CRM محلی نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه بالا برای خرید سرورها و استخدام تیم IT است. همچنین، هزینه‌های نگهداری، ارتقا و مقیاس‌پذیری آن بالاست، زیرا برای اضافه کردن کاربران یا قابلیت‌های جدید، به سخت‌افزار و زیرساخت بیشتری نیاز خواهد بود.
به‌طور کلی، CRM ابری با مدل Pay-as-You-Go گزینه‌ای انعطاف‌پذیر و اقتصادی‌تر برای کسب‌وکارهای مدرن است، درحالی‌که CRM محلی برای شرکت‌هایی با نیازهای امنیتی خاص و منابع داخلی کافی مناسب‌تر خواهد بود.

مقیاس‌پذیری در CRM ابری یکی از ویژگی‌های کلیدی است که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد سیستم مدیریت ارتباط با مشتری خود را بدون محدودیت‌های زیرساختی و با انعطاف بالا توسعه دهند. این قابلیت به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا با رشد خود، تعداد کاربران و ویژگی‌های مورد نیاز را افزایش دهند، بدون اینکه نیازی به خرید سخت‌افزار جدید یا تغییرات اساسی در سیستم داشته باشند. از آنجایی که هزینه‌ها بر اساس میزان استفاده متغیر است، کسب‌وکارها تنها به اندازه نیاز خود پرداخت می‌کنند (pay as you go)، که این موضوع باعث بهینه‌سازی هزینه‌ها و کاهش فشار مالی می‌شود. علاوه بر این، امکان افزودن ویژگی‌های جدید یا دریافت به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری بدون نیاز به تغییرات پیچیده، باعث افزایش کارایی و به‌روزرسانی مداوم سیستم می‌شود. مقیاس‌پذیری CRM ابری همچنین برای شرکت‌هایی که تعداد کاربران متغیری دارند، بسیار مفید است، زیرا می‌توانند در هر زمان دسترسی کاربران را مدیریت کنند. این ویژگی به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند که با یک سیستم مقرون‌به‌صرفه شروع کرده و در صورت رشد، به راحتی آن را توسعه دهند. در مجموع، مقیاس‌پذیری CRM ابری، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا بدون نگرانی از هزینه‌های اضافی و محدودیت‌های سخت‌افزاری، با تغییرات بازار و نیازهای خود هماهنگ شوند.

یکی از دغدغه‌های اصلی کسب‌وکارها در انتخاب CRM، اعتماد و حفظ محرمانگی داده‌ها است. در CRM محلی، اطلاعات روی سرورهای داخلی ذخیره شده و سازمان کنترل کاملی بر امنیت دارد، اما این روش نیازمند هزینه‌های بالا، تیم IT متخصص و مدیریت دقیق برای جلوگیری از تهدیدات داخلی است. در مقابل، CRM ابری با رمزگذاری داده‌ها، احراز هویت چندمرحله‌ای و نظارت ۲۴/۷، امنیت بالایی را ارائه می‌دهد و به‌روزرسانی‌ها و محافظت از داده‌ها را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. بااین‌حال، وابستگی به ارائه‌دهندگان شخص ثالث و ریسک نقض داده‌ها از چالش‌های آن است. رعایت مقرراتی مانند GDPR وCCPA در هر دو مدل اهمیت دارد؛ CRM محلی کنترل کامل داده‌ها را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد، درحالی‌که CRM ابری از استانداردهای امنیتی بین‌المللی پیروی می‌کند. در نهایت، اگر کنترل کامل و امنیت بالا را می‌خواهید، CRM محلی مناسب‌تر است، اما اگر کاهش هزینه‌ها، به‌روزرسانی‌های خودکار و امنیت مدرن اولویت شماست، CRM ابری انتخاب بهتری خواهد بود.

چالش‌ها و محدودیت‌های CRM ابری و محلی

سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در دو نوع ابری (Cloud-based) و محلی (On-premise) ارائه می‌شوند که هر یک چالش‌ها و محدودیت‌های خاص خود را دارند. در CRMابری، امنیت و حریم خصوصی یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ها است، زیرا داده‌ها روی سرورهای شرکت ارائه‌دهنده ذخیره می‌شوند و احتمال دسترسی غیرمجاز یا نشت اطلاعات وجود دارد. همچنین، این سیستم نیازمند اتصال پایدار به اینترنت است و در صورت قطعی یا کندی شبکه، عملکرد آن مختل می‌شود. از دیگر محدودیت‌های این نوع CRM، کنترل کمتر بر سفارشی‌سازی، هزینه‌های بلندمدت بالاتر و وابستگی به ارائه‌دهنده سرویس است که در صورت تغییر سیاست‌های آن ممکن است مشکلاتی ایجاد شود. در مقابل، CRM محلی نیاز به هزینه اولیه بالایی برای خرید نرم‌افزار و سخت‌افزار دارد و مدیریت آن مستلزم تیم IT حرفه‌ای است. همچنین، مقیاس‌پذیری آن دشوارتر بوده و برای دسترسی از راه دور نیاز به راهکارهای اضافی دارد. یکی دیگر از چالش‌های این مدل، فرآیند پیچیده و هزینه‌بر به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار است که برخلاف سیستم‌های ابری به‌صورت خودکار انجام نمی‌شود. در نهایت، انتخاب بین CRM ابری و محلی بستگی به نیازها، بودجه و استراتژی‌های سازمان دارد؛ CRM ابری برای شرکت‌هایی که به دنبال مقیاس‌پذیری و هزینه اولیه کمتر هستند، مناسب‌تر است، در حالی که CRM محلی برای سازمان‌هایی که کنترل بیشتری بر داده‌های خود نیاز دارند، گزینه بهتری محسوب می‌شود.

CRM ابری یا محلی، کدام را انتخاب کنیم؟

انتخاب بین CRM ابری و CRM محلی بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار، منابع مالی، سطح امنیت مورد انتظار و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات دارد CRM .ابری گزینه‌ای مناسب برای شرکت‌هایی است که به دنبال پیاده‌سازی سریع، هزینه اولیه کمتر، مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری بالا و امکان دسترسی از هر نقطه هستند. این نوع CRM به‌ویژه برای استارتاپ‌ها، کسب‌وکارهای کوچک و سازمان‌هایی که تیم‌های کوچک‌تری دارند، پیشنهاد می‌شود. در مقابل، CRM محلی برای سازمان‌هایی مناسب است که به کنترل کامل بر داده‌های خود نیاز دارند، از زیرساخت IT قوی برخوردارند و ملاحظات امنیتی بالایی دارند. این گزینه برای شرکت‌های بزرگ یا صنایع حساس مانند بانکداری و خدمات درمانی توصیه می‌شود.
پیشنهاد می‌کنیم که کسب‌وکارها پیش از انتخاب CRM، نیازهای خود را دقیق ارزیابی کنند. عواملی مانند میزان دسترسی از راه دور، هزینه‌های اجرایی، توانایی تیم فنی داخلی، نیاز به سفارشی‌سازی و مقررات امنیتی باید مورد بررسی قرار گیرند. در نهایت، انتخاب بهترین گزینه به استراتژی کسب‌وکار و میزان تطابق سیستم با فرآیندهای سازمانی بستگی دارد.
برای اطلاعات بیشتر درباره نرم‌افزار CRM ابری سیستان و پیاده‌سازی آن در کسب‌و‌کار خود، با کارشناسان ما تماس بگیرید.